Продолжаем обсуждать незамысловатые, но практичные способы сделать так, чтобы нужные дела делались. Сегодня — один из фундаментальных приемов настройки процессов.

Привязать действие к неизбежному/важному для исполнителя шагу.

Объясню на примерах.

1. Всем знакомо обязательное поле для заполнения. Пока не оставили свой емейл — не получите <замечательный инфопродукт, который вам так нужен>.
2. Обязательные поля можно предусмотреть в чек-листе. Например, у меня в чек-листе еженедельного обзора первый пункт «включи секундомер», чтобы не забыть замерить, сколько у меня занимает обзор. Правда, сам обзор надо сначала внедрить, это дофига делов.
3. Если вы хотите, чтобы по вашим проектам подводились качественные итоги (отчет о завершении, итоговая ретроспектива, выученные уроки в базе знаний), выплачивайте премию команде только после того, как эти документы сданы.
4. Аналогично с другими стадиями жизненного цикла (ЖЦ) проекта. Когда я настраиваю заказчику систему проектного управления, я первым делом выделяю стадии ЖЦ и формулирую критерии перехода между ними. Например, чтобы считать проект готовым к старту реализации, по нему должен быть готов и согласован паспорт проекта, реестр результатов и календарный план. А дальше проектный офис пропускает на утверждение запуска только проекты с заполненными документами (на практике этого не так легко добиться, но все же).
5. Отличный способ внедрить систему контроля поручений — завести для начала в системе все поручения руководства или отдельного комитета, и сделать ее единственным средством коммуникации по этому виду поручений. Нет поручения в системе = работа не ведется. Постепенно люди привыкают работать в системе, надоедает вести задачи в разных местах, становится удобно (если вы сделали удобную систему).
6. Менее очевидная вариация этой техники: подготовка к совещанию. Пропишите четкие правила подготовки к совещанию, а на совещании проверяйте готовность участников: обновлены ли сроки/статусы по задачам, есть ли готовые комментарии к задачам коллег и т. п. Совещание является неизбежным шагом, подготовка (актуализация статуса задач, планирование и т. п. — работа по предмету совещания) — внедряемым действием.

Обратите внимание на важную роль бюрократии, которая тут отлично проявляется:

• Контроль «по формальному признаку» становится конструктивным и важным. В примере №4 проектный офис не должен пропускать документ, в котором не заполнено какое-то из полей или не стоит чья-то подпись, т. к. отсутствие поля или подписи означает, что об этом аспекте скорее всего не подумали или не согласовали.
• Безличная полуавтоматическая логика способна приводить к результатам. Это конкретно эффект бюрократии Макса Вебера: если мы настроили процесс правильно, то тупое соблюдение процесса будет результативно. Если мы составили правильный чек-лист подготовки к совещанию, люди, готовясь, подумают обо всем, о чем нужно подумать.

Конечно, этим легко злоупотреблять: когда мы контролируем по формальному признаку бестолковый, избыточный, кривой процесс, мы только ухудшаем дело. Здесь возникает вопрос обратной связи по качеству процесса и его непрерывного улучшения, но это большая отдельная тема.